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會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)，它往往伴隨著一定規(guī)模的人員流動(dòng)和消費(fèi)。作為會(huì)展業(yè)的重要組成部分，大型會(huì)議特別是國(guó)際性會(huì)議在提升城市形象、促進(jìn)市政建設(shè)、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益等方面具有特殊的作用。 　　

（1）有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會(huì)：全體～ㄧ廠務(wù)～ㄧ工作～。 　　

（2）一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織：中國(guó)人民政治協(xié)商～ㄧ部長(zhǎng)～。 　　

（3）網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)，指一種軟件，能使許多用戶參加進(jìn)去，以半公開書面形式交談，這種交談可以是實(shí)時(shí)的（如在IRC頻道中）也可以是非實(shí)時(shí)的(如在Usenet新聞組中）。　　

一、 會(huì)前準(zhǔn)備 　　

1、確定會(huì)議是否必要。能否通過其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？ 　　

2、確定會(huì)議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？ 　　

3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組。限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。 　　

4、收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。 　　

5、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。 　　

6、根據(jù)要討論的問題限定與會(huì)人員。 　　

7、在正式開會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。 　　

二、會(huì)議期間控制 　　

1、敘述會(huì)議的目的。 　　

2、核對(duì)并記錄與會(huì)者。 　　

3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見。 　　

4、給每一個(gè)人表述自己意見的機(jī)會(huì)。 　　

5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。 　　

6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。 　　

7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。 　　

8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。 　　

9、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。 　　

10、確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。 　　

三、會(huì)后工作 　　

1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。 　　

2、根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。 　　

3、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見反饋及處理。 　　

4、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。 　　

5、歡送代表。